Formation assemblées d’actionnaires

Les assemblées d’actionnaires exigent un formalisme particulier avant, pendant et après leur tenue. Les nouvelles règles de convocation et de participation des actionnaires doivent être respectées sous peine de nullité et/ou de sanctions depuis la loi NRE. Et pour que les décisions prises ne souffrent pas de contestation, des règles précises doivent être suivies.

Convoquer une assemblée : les bons réflexes à acquérir

• Désigner l’organe compétent et ses conditions d’intervention
• Identifier les participants à l’assemblée
  • Actionnaires non résidents et mode de détention de leurs titres : les problèmes posés par leur identification
  • Actionnaires apparents, non-actionnaires : définir qui admettre
  • Représentation des personnes morales étrangères
  • Date d’enregistrement des titres, délai de tenue d’assemblée générale : les nouvelles conditions à respecter
• Avis de réunion et convocation de l’assemblée : intégrer les nouvelles obligations
• Collecter les pouvoirs nécessaires à une représentation
• Établir un ordre du jour : les difficultés pratiques

Déterminer l’étendue du droit de communication

• Sélectionner les éléments indispensables à la qualité de l’information
  • Les nouvelles obligations d’informations périodiques
  • Fournir les bons documents en adéquation avec la nature de l’assemblée et son ordre du jour
  • Identifier les plus attendus au-delà de l’information légale
• Apprécier les limites à l’obligation de communication
• Gérer les contestations relatives à la qualité ou à l’insuffisance de l’information dispensée
• Autodiagnostic : analyse de ses pratiques et identification de ses marges de manœuvre pour satisfaire les demandes des actionnaires

Maîtriser les règles régissant la tenue de l’assemblée

• Intégrer le formalisme des écrits
  • Les documents soumis à l’assemblée
  • Inscrire les projets de résolution à l’ordre du jour : le délai et les conditions
  • Examiner la recevabilité des questions écrites : les nouvelles règles
• Maîtriser les règles de quorum pour la tenue de l’assemblée
• Gérer les débats en séance et les incidents de séance
  • Révocation d’administrateurs, amendements…
  • Faire face à l’utilisation abusive du droit à la parole
• PV d’assemblée : les précautions rédactionnelles à prendre
• Exercice d’application : rédaction d’un procès-verbal

Maîtriser l’exercice du droit de vote et ses modalités

• Cerner la portée du droit de vote et ses limites
  • Identifier les informations à transmettre aux actionnaires sur les droits de vote
  • Déterminer les voix attachées aux actions, calculer la majorité
  • Analyser les cas où l’actionnaire est exclu du vote
  • Les conventions de vote, les abus du droit de vote : examiner la licéité
• Les procédés de vote
  • Utiliser des moyens électroniques : les nouveautés
  • Analyser les cas de non-respect des règles sur les droits de vote des actionnaires