Aujourd’hui le rôle d’un assistant qualité est parfaitement transverse afin d’agir en opérationnel et de promouvoir la démarche qualité au sein de son entreprise. Le poste d’assistant nécessite le respect scrupuleux d’un certain nombre de procédures qu’il est important de connaître.

Objectifs de la formation assistant qualité :
Connaître les enjeux et le vocabulaire d’une démarche qualité, en particulier de la norme ISO 9001. Maîtriser les outils de gestion et suivi d’une mission qualité.

Programme de la formation assistant qualité :
Les concepts qualité

• Qu’est-ce que la qualité pour les entreprises ?
• Quels sont les enjeux d’une démarche qualité ?
• Qu’est-ce que le management de la qualité ?
• Le vocabulaire de la qualité

La mission de l’assistant qualité

• Faciliter le passage de la contrainte à la culture qualité
• Préparer efficacement les réunions qualité et y participer
• Proposer des idées d’amélioration
• Assister le pilotage des processus
• Gérer les plannings
• Assurer l’avancement des actions de progrès, des actions correctives
• Organiser des bilans d’actions
• Aider à préparer les audits internes et externes
• Préparer la synthèse des données
• Préparer les revues de direction
• Communiquer les résultats

Certification de la qualité : la norme ISO 9001 version 2000

• Les principes et les exigences de la norme ISO 9001
• L’approche processus : une démarche qualité orientée client
• L’approche processus : une logique client-fournisseur interne
• Le système documentaire

Véritable soutien pour les acheteurs, l’assista,t achats gère les aspects administratifs du processus achat. Il prend en charge le suivi de la relation avec les fournisseurs de l’entreprise ainsi que le suivi de la logistique des achats. Il veille au respect du cahier des charges.

Objectifs de la formation Assistant achats :
Seconder efficacement les acheteurs et le responsable achats. Maîtriser les processus, méthodes et outils d’aide aux achats. Préparer et suivre les commandes.

Programme de la formation Assistant achats :

• Définir les responsabilités de l’assistant achats : situer la fonction achats dans l’organisation, repérer les enjeux de la fonction assistant achats
• Intégrer les méthodes et outils de gestion des achats : participer à la gestion du portefeuille fournisseurs, préparer et suivre les commandes achats
• Exercices d’application : préparation du dossier de négociation fournisseurs. Préparation et élaboration de différents types de commandes fournisseurs
• Optimiser l’organisation et la communication du service achats: organiser la communication avec les différents partenaires, mettre en oeuvre l’organisation interne du service
• Exercice d’application : mise en application d’outils de suivi de commandes passées avec les services internes et les clients
• Développer son efficacité personnelle dans les achats : gérer ses priorités et organiser son planning quotidien, développer son efficacité au téléphone
• Plan d’action personnel : à l’issue de la formation, les participants sont invités à formaliser les actions qui leur permettront de mieux maîtriser la fonction d’assistant achats.

Objectifs de la formation assistant(e) commercial(e) :

Acquérir les bonnes pratiques pour renforcer son efficacité au service de l’activité commerciale. Développer les aptitudes et l’état d’esprit indispensables à la gestion de la relation client. Maîtriser les outils d’organisation et de suivi de l’activité commerciale de son équipe.

Programme de la formation assistant(e) commercial(e) : 

Optimiser son organisation et celle du service

• Appréhender le fonctionnement de l’équipe commerciale
  • Comprendre les attentes de l’équipe à l’égard de l’assistant(e) commercial(e)
  • Identifier les forces et faiblesses de l’organisation de l’équipe commerciale
  • Déterminer les solutions envisageables
• Jouer pleinement son rôle de gestionnaire
  • Gérer les bases de données
  • Assurer la diffusion de l’information
  • Gérer les dossiers clients
• Optimiser la gestion du temps
  • Planifier son action
  • Gérer les priorités de l’équipe
  • Alerter sur les échéances et les risques de dépassement
• Assurer le suivi de l’activité commerciale
  • Tenir le tableau de bord du service
  • Suivre les indicateurs d’activité
  • Alerter sur les écarts
  • Exercice d’application : construction du tableau de bord d’un service commercial

  Développer ses aptitudes commerciales

• Établir un contact positif avec les clients au téléphone
  • Personnaliser le contact
  • Pratiquer l’écoute active
  • Détecter les attentes du client, explicites ou implicites
• Donner une réponse adaptée
  • Adopter une approche orientée bénéfice client
  • Amener le client à un accord
• Maîtriser la communication écrite
  • Connaître précisément l’offre de l’entreprise et savoir la présenter
  • Élaborer ses propres documents et autres mémos sur chaque produit ou service
  • Préparer ses argumentaires et les supports d’information pour les étayer
• Gérer les réclamations
  • Proposer des solutions immédiates et/ou différées
  • Confirmer par écrit les modalités de l’accord
• Fidéliser et prospecter les clients
  • Établir et maintenir de bonnes relations
  • Préparer, structurer et argumenter ses appels de fidélisation ou de prospection
  • Obtenir des rendez-vous pour les commerciaux de son équipe
  • Mise en situation : sur la relation client au téléphone : établir un contact positif avec un client difficile, répondre à une réclamation…

Plan d’action personnel : à l’issue de la formation, les participants sont invités à formaliser les actions qui leur permettront d’être plus efficace en tant qu’assistant(e) commercial(e)

L’’assistant(e) comptable est un(e) spécialiste de la comptabilité de base. Son activité est axée sur la tenue des comptes d’une entreprise et la saisie des données comptables. Il ou elle est sous la responsabilité d’’un comptable et participe à l’élaboration des documents de clôture d’exercice comptable (comptes de résultats, bilan).

Objectifs de la formation assistant(e) comptable :
Être en mesure de tenir la comptabilité courante d’une entreprise.

Programme de la formation assistant(e) comptable :
Rôle de la comptabilité et normalisation comptable

• Définition et rôle de la comptabilité
• Identifier les besoins des utilisateurs de l’information chiffrée
• Le système d’information comptable
• Le plan comptable général

La méthode comptable

• Principe de la partie double et bilan
• L’inventaire intermittent et le compte de résultat
• Les écritures comptables
• La technique comptable d’enregistrement des opérations
• L’établissement des documents de synthèse : le bilan, le compte de résultat, l’annexe

Les opérations comptables courantes

• Les achats et les ventes
• La TVA
• Les charges et les produits
• Les règlements et les encaissements
• Le suivi du compte banque et de la trésorerie
• La rémunération du personnel

Investissements, financements de l’entreprise et notion d’inventaire

• Les immobilisations et leurs amortissements
• Le financement des investissements
• L’inventaire : fondements juridiques.

Les moyens de paiement

• Les différents moyens de paiement

Les relations avec les organismes fiscaux et sociaux

• Vue d’ensemble sur le système fiscal français

Rédiger un communiqué, monter un dossier de presse, entretenir un fichier de contacts, relancer des journalistes, organiser une manifestation depuis la réservation de la salle jusqu’au choix des fleurs ou du traiteur… Telles sont les multiples tâches qui peuvent être confiées à l’assistant de communication…

Objectifs de la formation assistant de communication :
Acquérir des méthodes et des outils d’efficacité pour gérer la communication de l’entreprise. S’organiser pour mieux gérer le travail d’équipe. Utiliser des outils simples capables d’améliorer sa relation interpersonnelle. Apprendre les spécificités de l’organisation et les différentes méthodes existantes.

Programme de la formation assistant de communication :
Gérer son temps et son énergie

• Quel temps investir dans quelles activités ?
• Repérage des blocages dans l’efficacité de son action
• Savoir hiérarchiser les priorités et planifier sa journée

Comment mieux s’organiser au quotidien

• Pour améliorer le suivi
• Pour tenir l’agenda et le plan de communication
• Pour assurer la fiabilité des informations

Revoir son système de classement

• Les règles de base de la communication d’entreprise
• Les dysfonctionnements dans le classement et la recherche des documents
• L’apport de l’informatique

Savoir prendre des notes et bien restituer

• Les bonnes questions à se poser
• Les grilles d’analyse et de synthèse

Savoir rédiger dans le style d’aujourd’hui

• L’importance de l’objectif à atteindre
• La prise en compte de l’interlocuteur et de son attente
• La chasse aux clichés
• La personnalisation
• La qualité du langage et de la syntaxe

Savoir communiquer à l’accueil et au téléphone

• Les bons réflexes à développer
• Les étapes clés d’un entretien bien mené
• Les expressions à privilégier

Développer son assertivité

• Savoir dire non et proposer
• Rester positif dans le traitement des problèmes

L’assistant de direction est un pion indispensable à son supérieur hiérarchique qui se repose beaucoup sur ses qualités et son travail. Une grande complicité et une totale confiance entre l’assistant de direction et son employeur sont indispensables à la bonne exécution des tâches quotidiennes.

Objectifs de la formation assistant de direction :
Acquérir les compétences clés du métier d’assistant de direction.

Programme de la formation assistant de direction :
Le rôle d’assistante de direction

• Les spécificités de la fonction d’assistante de direction
• Les relations de travail qu’elle implique
• Se positionner vis-à-vis de son manager et de l’équipe

Savoir collecter, traiter et transmettre les informations

• La prise de notes et la rédaction d’un compte rendu
• La préparation et l’étude d’un dossier
• La présentation d’un dossier en réunion

Gérer son temps et ses priorités pour une organisation efficace

• Hiérarchiser ses priorités, planifier et organiser ses activités
• Faire face aux urgences et priorités contradictoires
• Repérer les activités chronophages
• Savoir dire non, négocier un délai, relancer un interlocuteur, gérer les interruptions
• Augmenter sa contribution à la performance globale de l’équipe et du manager

Construire une synergie avec son directeur

• Comprendre et s’adapter aux exigences de son directeur
• Lui faire gagner du temps
• Faciliter sa prise de décision
• Synchroniser son agenda avec le sien

Maîtriser la dimension relationnelle de la fonction d’assistante de direction

• Représenter son manager auprès des collaborateurs de l’entreprise
• Affirmer son rôle de relais
• Savoir argumenter et convaincre
• Adapter son image et son style de communication

Objectifs de la formation assistant logistique :
Assurer l’ensemble des opérations administratives et logistiques à l’international, de la commande jusqu’à la livraison et au paiement.

Programme de la formation assistant logistique :
Les fondamentaux de la fonction

• Coordonner l’activité import/export en respectant les règles fiscales et juridiques du transport
• Déterminer les besoins en fonction de la production et des services commerciaux
• Organiser le traitement et le suivi des commandes
• Veiller au respect des coûts et des délais

Assurer l’administration des ventes ou des achats dans un contexte Import/Export

• Mettre en œuvre les opérations d’achat et de vente dans un contexte Import/Export
• Mettre en œuvre et suivre un processus de paiement conformément aux termes du contrat d’achat ou de vente Import/Export
• Traiter les litiges d’administration commerciale
• Adapter ou élaborer des modèles de documents et des procédures pour rationaliser le suivi administratif des opérations Import/Export
• Rédiger des écrits professionnels courants pour coordonner et mener à bien les opérations Import/Export
• Coordonner les opérations Import/Export par téléphone, en français et en langue(s) étrangère(s)
• Actualiser les bases de données support des opérations administratives Import/Export

Assister le réseau commercial international

• Proposer les mesures adaptées pour prévenir les risques liés au commerce international
• Concevoir et rédiger une offre commerciale export
• Rechercher des informations économiques, politiques, financières et commerciales et les restituer sous forme de synthèse
• Elaborer et présenter des tableaux de mesure et de suivi des résultats commerciaux Import/Export Organiser, planifier et coordonner les déplacements de la force de vente et les manifestations commerciales, en France et à l’étranger.
• Rechercher des nouveaux partenaires commerciaux à l’international

Organiser, coordonner et suivre la prestation transport dans les opérations de commerce international

• Rédiger des demandes de cotation de transport de marchandises, à l’import ou à l’export et exploiter les réponses
• Négocier le prix et le délai d’une prestation de transport international
• Planifier et coordonner les opérations de transport de marchandises à l’international
• Assurer le suivi administratif du dossier transport dans les opérations Import/Export

L’assistant Marketing se voit souvent proposer un panel large d’activités, suivant son profil, ses compétences associées, l’activité de l’entreprise. Ainsi, les tâches telles que des enquêtes de satisfaction client, des missions sur l’image de marque de l’entreprise, des études de marchés, font souvent partie de son quotidien. Il participe au développement d’un produit ou d’une ligne de produits, depuis leur conception jusqu’à leur mise à disposition sur le marché. L’assistant Marketing coordonne et participe aux activités qui concourent à la réalisation du plan marketing.

Objectifs de la formation assistant marketing :
Mieux appréhender l’univers Marketing.  Pouvoir participer la mise en place des actions marketing : plan marketing, étude marketing terrain, recherche documentaire. Savoir analyser et présenter des données marketing.

Programme de la formation assistant marketing :
Les principes fondamentaux du marketing

• Concepts et définitions,
• Place et rôle du marketing dans l’entreprise, l’organisme,
• Le marketing mix : marché, segments, tarification, marketing direct, distribution…,
• La stratégie et le plan marketing.

La collecte des informations

• Via les instituts d’études : focus group, entretiens, sondages…
• Via les recherches documentaires : données externes / données internes…

L’analyse et la synthèse des informations

• Les données qualitatives : analyse de contenu, lexicale,
• Les données quantitatives : analyses univariées, bivariées, en évolution, tableaux de bord…,
• Le feed-back du réseau et des commerciaux,
• Mise en place d’actions correctives,
• Mesure de la satisfaction client et de la satisfaction distributeurs.

Choisir ses prestataires

• Concevoir un appel d’offre pour choisir des prestataires externes,
• Gérer les relations avec les instituts d’études et les agences de conseil,
• Réaliser un cahier des charges et départager les candidatures.

De la déclaration d’embauche à la délivrance d’un certificat de travail au moment de la rupture du contrat de travail, les formalités et règles à respecter sont nombreuses et impliquent pour tout assistant RH d’avoir une bonne connaissance de la législation sociale pour une gestion du personnel efficace.

Objectifs de la formation assistant RH : 
Avoir une vision globale de la fonction d’assistant RH et de sa place au sein de l’entreprise. Découvrir les différentes facettes et spécificités de la fonction.

Programme de la formation assistant RH : 

Introduction : 

• Rappel de la mission des Ressources Humaines au sein de l’entreprise,
• La mission de l’assistante RH (définition du poste)

Les fondamentaux du droit du travail et du droit social : 

• Le code du travail et la convention collective applicable à la société,
• Les formalités et déclarations obligatoires, les registres et affichages, le règlement intérieur, le document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels, les obligations en termes de formation professionnelle, charte Internet…
• Les différents contrats de travail : CDD, CDI, temps plein, temps partiel…

Le recrutement et l’embauche : 

• Les enjeux et raison d’être du recrutement, la définition des postes à pourvoir, l’identification des cibles et recherche de candidatures, la présélection des candidatures, l’entretien,
• Les éléments essentiels à recueillir lors de l’embauche, les documents à remettre au nouvel embauché,
• Le suivi de la période d’essai,
• Le plan d’intégration
• Exercice pratique : effectuer la liste des documents à établir lors de l’embauche et la constitution du dossier du personnel

Les partenaires et les instances représentatives : 

• Les partenaires extérieurs,
• Les partenaires internes (les instances représentatives du personnel),
• La procédure et organisation des élections de représentant du personnel

La Construction et la Gestion du Plan de Formation : 

• La fonction : Responsable de formation, la politique formation au sein de l’entreprise, la réforme de la Formation Professionnelle Continue (FPC),
• La construction du plan de formation pertinent,
• L’achat de formation,
• Le suivi du plan de formation

La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) : 

• Les enjeux et les conditions de mise en place d’une politique de gestion RH performante,
• La mise en œuvre d’une démarche de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC)

Intervenant : 

• Peggy Éléonore : ancienne responsable d’agence d’une société de services en ingénierie informatique, consultante et formatrice senior en ressources humaines, management et efficacité professionnelle depuis plus de 5 ans.

La vie d’une société commerciale est strictement encadrée. Qu’il s’agisse de rendez-vous réguliers et obligatoires, comme l’approbation des comptes par l’assemblée générale annuelle, ou d’événements conjoncturels comme une modification du siège social, l’ouverture d’un établissement secondaire ou le changement de dirigeants, le secrétariat juridique doit s’assurer que tout soit conforme pour la création et la vie de la société. 

Objectifs de la formation secrétariat juridique :
Analyser les spécificités des différentes formes sociétaires. Planifier efficacement l’organisation et le suivi des réunions et assemblées. Réaliser tous les documents et formalités juridiques liés à la vie des sociétés.

Programme de la formation secrétariat juridique :
Introduction :

• Présentation des sociétés, le registre du commerce, les formalités de publicité.

Panorama des différentes structures de sociétés ?

• Présentation des différentes formes de sociétés commerciales (SNC, SARL, EURL, SA à conseil d’administration, SA à directoire et conseil de surveillance, SAS, SASU, société en commandite simple, société en commandite par actions)
• Particularités et comparaisons

Le registre du commerce et le centre de formalités des entreprises

La société à Responsabilité Limitée (SARL)

• Présentation générale (organigramme), gérant, assemblées (ordinaires, extraordinaires), parts sociales (cessions, formalités), conventions réglementées
• Cas pratiques

La société Anonyme (SA)

• Présentation générale (organigramme), actions, direction de la SA (les deux formes), assemblées, conventions réglementées
• Cas pratiques

La société par Actions simplifiée (SAS)

• Choix
• Fonctionnement
• Associés
• La sasu
• Cas pratiques

Exercice pratique : savoir identifier les points clés de chaque société…